Administrationssidan hittar du under ditt namn på hemskärmen när du har loggat in. Under Administration finner du fyra flikar: Produkter, Lärare, Elever och Kurser. Denna artikel handlar om fliken Produkter och licenshantering under Hantera licenser (som du också når via kursinställningar). Vi går igenom följande:

1. Så här ser du vilka licenser skolan har
2. Så här hanterar du skolans licenser

1. Så här ser du vilka licenser skolan har

När du tryckt på fliken Produkter ser du en lista på alla produkter som skolan har eller har tidigare haft licenser i. Du kan även söka fram specifik produkt som du vill titta på.

För att se hur många licenser skolan har i respektive produkt trycker du på Hantera licenser som finns till höger i produktens rad. Har du skapat en kurs kommer du till Hantera licenser från kursinställningar.

Under Hantera licenser ser du:

• Antalet licenser som kan tilldelas d.v.s. antalet oanvända licenser av det totala antalet licenser skolan har. När du trycker på informationssymbolen (i) vid licenser som kan tilldelas får du mer detaljerad information.
• Antalet licenser som kan återanvändas – detta är hur många licenser skolan har där licenstiden redan påbörjats, men som ni till exempel sedan dragit tillbaka från användaren som inte längre ska ha den. Licensen läggs då tillbaka till skolans pott av licenser och du kan välja att tilldela resterande tid av denna licens till en ny användare. När du trycker på informationssymbolen (i) vid licenser som kan återanvändas kan du se slutdatumet för dessa licenser. Licenser som kan återanvändas syns bara om sådana licenser finns och de syns och kan tilldelas endast under Hantera licenser och till en användare i taget eftersom du behöver välja slutdatum för respektive licens (de finns inte med i listan som du når från Hemskärmen/Lägg till produkt).

2. Så här hanterar du skolans licenser

Förutom information om antal licenser ser du även vilka av skolans användare som har eller har haft en licens i produkten du tittar på, och de som saknar licens. Du ser också vilket datum licensen är giltig till på respektive användare. Du kan välja att titta på alla användare, en viss klass, kurs eller söka på specifik användare.

Du kan sortera i listan per kolumn med hjälp av pilarna som står efter namn, e-postadress, roll och licens.

Giltighetstid på licenser

Under rubriken Licens kan du ser giltighetstiden på licensen.

Giltighetstiden är beroende på när licensen startades och hur lång licenstiden är. Licenser ska startas inom 12 månader efter leverans och de startas när en användare som blivit tilldelad licensen loggar in.

Licenserna är i vanliga fall giltiga i 365 dagar men kan i vissa fall vara kortare eller längre, t.ex. testlicenser som oftast är giltiga i 30 dagar. Testlicensen startas automatiskt direkt när du lägger till en sådan. Licenser kan också i vissa specifika fall ha ett fast start- och slutdatum.

365-dagars licenser som startats när användaren loggat in slutar alltid den sista dagen i månaden som licenstiden skulle gått ut. Om en licens t.ex. startas den 15 augusti 2022 så kommer licenstiden att gå ut den 31 augusti 2023. Detta för att det ska vara enkelt för dig att hålla ordning på när licenstiderna tar slut. Då har alla användare vars licenser går ut under en och samma månad samma slutdatum så att du inte behöver bevaka varje dag och användare utan du kan vänta till slutet av en månad och då förnya alla licenser som går ut den månaden.

Tilldela nya licenser eller testlicenser, återanvänd licenser och dra tillbaka licenser

Du kan under Hantera licenser välja att tilldela en licens till en användare. När du trycker på Tilldela, till höger om användarens namn, får du upp alternativen Tilldela ny licens, Tilldela testlicens eller Återanvänd en licens (om det finns sådana licenser). Om du väljer att återanvända en licens får du upp en ruta där du ser vilka slutdatum de har. Ni kan t.ex. ha två licenser att återanvända med olika slutdatum. Du väljer då den som passar bäst.

Du kan också välja att visa elever i en specifik kurs som du vill tilldela licenser till. Kommer du från kursinställningar till Hantera licenser är din kurs förvald i listan som visas. Under kursnamnet som du ser under produktnamnet ser du hur många användare i din kurs saknar licens. Om du trycker på Tilldela dessa en licens får alla i din kurs som saknar licens en ny licens som inte startats (om skolan har tillräckligt många licenser kvar att tilldela). Vill du istället återanvända licenser väljer du Tilldela vid respektive användare så att du kan välja vilken licens du vill återanvända.

Du kan dra tillbaka en licens från en användare som inte längre skall använda den. När du dragit tillbaka en licens från en användare så hamnar den licensen och licenstiden som kvarstår under licenser som kan återanvändas.

Om en elev tilldelas en licens i en produkt som innehåller till exempel webbövningar eller gruppaktiviteter är det viktigt att eleven också läggs i en kurs som läraren skapat för att eleven ska kopplas ihop med läraren. Kursen gör att läraren kan följa elevens arbete, ta emot eventuella inlämningsuppgifter och kommunicera med eleverna som finns med i kursen. Du kan med fördel tilldela licenser till eleverna i samband med att du skapar kursen. Du kommer då till Hantera licenser direkt från kursinställningar. Läs mer om kurser här.

Om användaren slutat på skolan rekommenderar vi att ni tar bort användaren från skolans register i fliken Lärare eller Elever så att detta hålls uppdaterat och användaren kopplas bort från skolan och licenser. Användaren kopplas då bort från skolan men kontot tas inte bort helt utan finns kvar och användaren kan fortfarande logga in på det.