Introduktion

Denna artikel handlar om administration av licenser som är köpta av en skola/organisation.

• Om du köper licenser som privatperson blir licenserna personliga och då syns de inte på en skola/organisation och går heller inte att administrera på samma sätt.
• Skolor som använder Skolon administrerar sina licenser i Skolon istället. Då är det skolans Skolon-administratör som du kan kontakta för att få hjälp med licensadministration.
  
  

I denna artikel går vi igenom följande:

A. Så här ser du vilka licenser skolan har i NOKportalen

B. Tilldela och dra tillbaka licenser i NOKportalen

C. Giltighetstid på licenser

A. Så här ser du vilka licenser skolan har i NOKportalen

Via Administration kan du som har ett lärarkonto hitta information om skolans licenser.

Börja med följande:

1. Logga in på ditt konto i NOKportalen.
2. Tryck på Administration under ditt namn på startsidan.
   
   
   
   
3. Du kommer då direkt till fliken Produkter där du ser en lista på alla produkter som skolan har eller har tidigare haft licenser i. Du ser också alla kostnadsfria extramaterial som använts på skolan. Här nedan ser du två alternativa sätt att gå vidare:
   
   

   Alt 1 – Ladda ner ett Excel-dokument med alla köpta licenser på skolan

   Alt 2 – Se licensinformation för respektive produkt under Hantera licenser
   
   

Alt 1 – Ladda ner ett Excel-dokument med alla köpta licenser på skolan

Skrolla ner till slutet av sidan i Administration, fliken Produkter. Tryck på länken Ladda ner excellista med skolans licenser (exkl extramaterial). I excellistan hittar du bland annat följande:

• Alla licenser på skolan utom extramaterial
• Om och till vem respektive licens är tilldelad
• Start- och slutdatum per licens (om dessa saknas har licensen ännu inte startats)
• Du kan själv sortera och filtrera i listan efter behov
  
  

Alt 2 – Se licensinformation för respektive produkt under Hantera licenser

Vill du se licensinformation för en specifik produkt kan du hitta det under fliken Produkter i Administration.

Har du skapat en kurs kommer du till Hantera licenser också via Administrera kurs.

a) Vid behov kan du söka fram en specifik produkt.

b) Tryck på Hantera licenser till höger om produkten du vill titta på.

c) Högst upp på sidan i Hantera licenser ser du det totala antalet licenser för den valda produkten som finns på skolan, och antalet som kan tilldelas. Tryck på informationssymbolen (i) så får du mer detaljerad information. Till exempel ser du hur många av de lediga licenserna är nya respektive redan startade. Mer information om redan startade licenser hittar du i en separat artikel.

d) Du kan välja att granska alla licenser för produkten, licenser i en specifik kurs, klass eller grupp. Du kan också söka på en enskild användare i sökrutan bredvid.

e) I licenslistan ser du vilka av användarna som har, eller har haft, en licens i produkten du tittar på, och de som saknar licens. Du ser också vilket datum licensen är giltig till på respektive användare. Du kan sortera i listan per kolumn på olika sätt med hjälp av pilarna som står efter namn, e-postadress, roll och licens.

B. Tilldela och dra tillbaka licenser i NOKportalen

I Administration, fliken Produkter, hittar du alla produkter på skolan och kan under Hantera licenser välja att tilldela eller dra tillbaka licenser.

Har du skapat en kurs kommer du till Hantera licenser också via Administrera kurs.

Så här kan du tilldela och dra tillbaka licenser:

1. Logga in på ditt konto i NOKportalen.

2. Tryck på Administration under ditt namn på startsidan.



3. Du kommer då direkt till fliken Produkter där du ser en lista på alla produkter som skolan har, eller har haft, licenser i.

4. Vid behov kan du söka fram en specifik produkt.

5. Tryck på Hantera licenser till höger om produkten vars licenser du vill hantera.

6. Har du en kurs vars licenser du vill hantera kan du här välja kursen och se hur många användare i kursen som saknar licens. Tryck på Tilldela dessa en licens så får användarna en ny licens tilldelad till sig.

Du kan också hantera licenserna per användare i licenslistan nedanför, till exempel om du vill tilldela redan startade licenser. Du kan också välja att se alla användare, en viss klass eller grupp.

7. I licenslistan kan du Dra tillbaka en licens från en användare som inte längre ska använda den. När du dragit tillbaka en licens från en användare är licensen ledig och i många fall redan startad. Finns det licenstid kvar kan den återanvändas.

8. När du trycker på Tilldela vid en användare i licenslistan får du upp följande alternativ som du kan välja mellan:

a) Tilldela ny licens

b) Tilldela testlicens (man kan prova en produkt en gång per år i 30 dagar, och du som lärare kan tilldela testlicenser även till dina elever)

c) Återanvänd startad licens (om det finns sådana licenser). Om du väljer att återanvända startad licens får du upp en ruta där du ser vilka slutdatum de har. Du väljer då slutdatumet som passar bäst. Mer information om startade licenser hittar du i en separat artikel.

Notera att om en användare slutat på skolan rekommenderar vi att ni tar bort användaren från skolans register i fliken Lärare eller Elever så att detta hålls uppdaterat och användaren kopplas bort från skolan och licenser. Användaren kopplas då bort från skolan men kontot tas inte bort helt utan finns kvar och användaren kan fortfarande logga in på det.

C. Giltighetstid på licenser

Giltighetstiden är beroende av när licensen startades och hur lång licenstiden är. Licenser ska startas inom 4 månader efter leverans och de startas när en användare som blivit tilldelad licensen loggar in.

Licenserna är i vanliga fall giltiga i 365 dagar men kan i vissa fall vara kortare eller längre, t.ex. testlicenser som oftast är giltiga i 30 dagar. Testlicensen startas automatiskt direkt när du lägger till en sådan. Licenser kan också i vissa specifika fall ha ett fast start- och slutdatum.

365-dagars licenser som startats när användaren loggat in slutar alltid den sista dagen i månaden som licenstiden skulle gått ut. Om en licens t.ex. startas den 15 augusti 2023 så kommer licenstiden att gå ut den 31 augusti 2024. Detta för att det ska vara enkelt för dig att hålla ordning på när licenstiderna tar slut. Då har alla användare vars licenser går ut under en och samma månad samma slutdatum så att du inte behöver bevaka varje dag och användare utan du kan vänta till slutet av en månad och då förnya alla licenser som går ut den månaden.

Läs mer om hur länge licensen gäller i en separat artikel.