Administrera och registrera elever och klasser

Introduktion

Elever och andra användare som ska ha tillgång till digitala produkter ska alltid först registreras och vanligtvis också delas in i klasser (eller t.ex. mentorsgrupper). Detta görs under Administration av en lärare eller administratör som har ett lärarkonto på skolan hos Natur & Kultur.

Länken till Administration hittar du under ditt namn på startsidan i NOKportalen när du har loggat in. Under Administration finner du fyra flikar: Produkter, Lärare, Elever och Kurser.

Under Administration, fliken Elever, skapas själva kontot (inloggningen) åt elever som ännu inte har konton. Här kan också klasser uppdateras till exempel i början av läsåret.

_______________

Om din skola använder en integration med Skolon, Skolfederation, itslearning eller Canvas för inloggning, eller synkning med Egil eller Skolsynk, skapas användarkonton från integrationen. Kontakta din skolas IT/IKT-ansvarig för mer information om hur användarhantering fungerar i din skola, eller hör av dig till vår kundsupport så hjälper vi dig.
_______________

Denna artikel handlar om fliken Elever och här får du följande information och instruktioner:

1. Viktigt att tänka på innan du skapar klasser

1a. En elev – en klass
1b. Gör klassnamnet unikt

2. Registrera nya klasser och elever

2a. Skapa ny klass med elever manuellt
2b. Skapa nya klasser genom att importera elever med CSV-fil

3. Redigera befintliga klasser

3a. Ändra namn på klass
3b. Flytta elever till klassen
3c. Ta bort klass

4. Hantera enstaka elever

4a. Lägg till enstaka elever
4b. Ta bort elev
4c. Byt klass på elev

1. Viktigt att tänka på innan du skapar klasser

Om eleverna inte läggs in i klasser finns de i en lista på administrationssidan som heter Elever utan klass (i fliken Elever) där lärare söker upp enskilda elever när de ska läggas in i kursgrupper. Det är dock enklare att hitta elever om de är inlagda i klasser.

Innan du skapar klasser läs gärna igenom följande två punkter (1a och 1b) för att underlätta hantering av elever och klasser på skolan.

1a. En elev – en klass

En elev kan endast tillhöra en klass (eller t.ex. mentorsgrupp) och klasserna används gemensamt av hela skolan i alla ämnen.

En elev kan bara registreras i en klass/mentorsgrupp så om du flyttar en elev till en annan klass tas de bort från den nuvarande klassen.
Samordna gärna registrering av elever och klasser på skolans konto med andra lärare eller en administratör.
Kursgrupper, som skapas via funktionen skapa kurs på startsidan i NOKportalen, kan eleverna finnas i utan begränsning gällande antal grupper.
- Läraren väljer själv om kursgruppen ska innefatta en hel klass eller om hen vill skapa en egen undervisningsgrupp (=kurs) med utvalda elever från en eller flera klasser.

1b. Gör klassnamnet unikt

När du döper en klass så ska du göra klassnamnet unikt så att det håller över tid och är tydligt för alla.

Kallar du en klass för exempelvis 7A så kommer du (eller någon annan) nästa år att vilja kalla samma klass för 8A och en annan ny elevgrupp för 7A. Då kan det en period vara osäkert vilken klass som är vilken.
För att lösa detta kan du till exempel lägga till läsåret efter klassbeteckningen (klassbeteckning + 24/25). Exempel: 7A 24/25. Om dina klasser har med sitt födelseår, slutår eller startår i beteckningen så fungerar det bra utan att behöva döpa om dem varje år. Exempel: 2011A, NA23B.

2. Registrera nya klasser och elever

Du kan skapa en ny klass med elevkonton på två sätt, manuellt eller via import.

2a. Skapa ny klass med elever manuellt

Med Skapa ny klass och Bjud in elever, skapar du manuellt en klass i taget utifrån en lista med e-postadresser.

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Tryck på Skapa ny klass, skriv i ett klassnamn (gör klassnamnet unikt) och tryck på Spara.
Tryck sedan på Bjud in elever och välj alternativet Via e-post*.
Välj vilken klass eleverna ska tillhöra, t.ex. klassen du precis skapat (eller en befintlig klass).
Skriv eller klistra in en eller flera e-postadresser till elever som du vill lägga till i klassen och som ska få ett användarkonto.
Tryck på knappen Bjud in elever för att lägga till eleverna i klassen och skapa deras konton. Ett mejl med uppgifter om inloggning skickas ut till alla nya elever.

När du har klistrat in e-postadresserna så valideras de och du ser under rutan hur många användarkonton som kommer att skapas. De e-postadresser som inte är giltiga kommer inte att läggas till. Du kan lägga till dessa användare i efterhand eller rätta till de felaktiga e-postadresserna i rutan innan du slutför. Om eleven redan har ett konto så märker hen ingen skillnad men flyttas till den klass du har valt (läs mer nedan i punkt 4a.).

*I punkt 3 ovan kan du också välja alternativet Med användarnamn om dina elever inte kommer åt sin inkorg eller om de inte har e-postadresser alls. Läs mer här om hur du skapar konton till elever utan e-post.

2b. Skapa nya klasser genom att importera elever med CSV-fil

Med en CSV-fil* kan du importera flera av skolans klasser på en gång och får med elevernas namn och klasstillhörighet på samma gång. Detta gör du i två steg där du först skapar CSV-filen och sedan importerar den.

STEG 1: Skapa CSV-filen med elevinformation

Du eller skolans administratör exporterar information om alla era elever från ert register till en csv-fil. Om ni inte kan generera csv direkt från ert register så går det att skapa en csv-fil från de vanligaste kalkylprogrammen.
Du hittar en exempelfil från Administration, fliken Elever, när du trycker på Bjud in elever och Importera elever från CSV-fil, se bilden här nedan:
Den information som vi kan ta emot är e-postadress, klass, förnamn och efternamn. Det gör inget om mer information finns i filen, den sorteras bort. E-postadress är obligatorisk när du skapar elevkonton via CSV-fil. Exempel på hur CSV-filen skapad i Excel kan se ut:
Lägg in max 500 elever i taget – om ni har flera, dela upp dem i flera CSV-filer.
Spara filen gärna i formatet CSV-UTF-8 på din dator/enhet.
Kontakta vår kundsupport om du är osäker på hur du ska gå till väga.

* CSV är ett filformat som används för att föra över data mellan olika program. Det är en ren textfil där kolumner och rader separeras med avgränsare, vanligtvis kommatecken/semikolon och radbrytning. Natur & Kultur använder teckenuppsättningen UTF-8 (detta kan väljas t.ex. i Excel när man sparar dokumentet).

STEG 2: Importera din CSV-fil

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Tryck längst upp på Bjud in elever och välj alternativet Importera elever från CSV-fil.
Tryck Välj CSV-fil och välj filen som ska importeras från din dator.
Din fil öppnas i ett nytt fönster. Dra rubrikerna (E-post, Förnamn, Efternamn, Klass) till motsvarande kolumn i filen. Om du drar fel kan du ångra genom att trycka på krysset till höger om rubriknamnet. Om du har en kolumn i din fil som innehåller både för- och efternamn kan du dra båda rubrikerna till den kolumnen, dra dem i så fall i rätt ordning.
Tryck på Importera när du är klar så skapas användarna och mejl med uppgifter om inloggning skickas ut till alla nya elever.

När du har dragit rubriken E-post till kolumnen för e-postadresser så valideras e-postadresserna i din lista och du ser under listan hur många användare som kommer att skapas. De e-postadresser som inte är giltiga markeras i listan, dessa kommer inte importeras. Du kan lägga till dessa användare i efterhand eller avbryta importen och rätta till informationen i ditt register och CSV-filen innan du fortsätter. Om eleven redan har ett konto så märker hen ingen skillnad men flyttas till den klass du har valt (läs mer nedan i punkt 4a.).

3. Redigera befintliga klasser

Inför varje nytt läsår, men också ibland mitt i läsåret, behöver klasserna som är registrerade på skolan uppdateras. Klassnamnet kan behöva ändras, elever flyttas, eller hela klassen med elever tas bort. Här nedan ser du hur du kan redigera skolans klasser.

3a. Ändra namn på klass

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Sök upp den nya klassen som eleven/eleverna ska flyttas till.
Tryck på de tre punkter (...) som finns vid klassnamnet (se bilden ovan). Välj Ändra namn.
Du får upp en ny ruta där du kan skriva klassens nya namn. Tryck Spara.

3b. Flytta elever till klassen

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Sök upp den nya klassen som eleven/eleverna ska flyttas till.
Tryck på de tre punkter (...) som finns vid klassnamnet (se bilden ovan). Välj Flytta elever hit.
Du får upp en ny ruta där du kan markera de elever som ska flyttas till klassen. Tryck Flytta.

3c. Ta bort klass

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Sök upp den nya klassen som eleven/eleverna ska flyttas till.
Tryck på de tre punkter (...) som finns vid klassnamnet (se bilden ovan). Välj Ta bort klass.
Du får upp en ny ruta där du får en fråga: Ta bort klassen och alla dess elever från skolan? Tryck OK om du vill ta bort klassen och eleverna.

Observera att om du trycker på Ta bort klass och OK, kommer hela klassen tas bort från skolan, och även alla elever i klassen kommer att kopplas bort från skolan (elevernas konton finns kvar men utan koppling till skolan).

Vill du behålla eleverna på skolan, men inte klassen, kan du antingen först flytta eleverna till andra klasser, innan du tar bort den tomma klassen – eller ändra namnet på klassen.

4. Hantera enstaka elever

De flesta elever skapas när man registrerar klassen (se ovan: 2. Registrera klasser och elever) men ibland kan en elev tillkomma under läsåret och behöver då läggas till. Håll alltid klasslistan på administrationssidan uppdaterad när elever byter klass eller slutar eftersom listorna används av alla lärare i alla kurser och läromedel.

4a. Lägg till enstaka elever

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Tryck på Bjud in elever uppe på sidan och välj alternativet Via e-post.
Välj vilken klass eleven ska tillhöra och skriv eller klistra in en eller flera e-postadresser.
Tryck på Bjud in elever så skapas eleven och ett mejl med uppgifter om inloggning skickas ut.

Om dina elever skapar sina egna konton och behöver anslutas till skolan kan du i artikeln Så här blir du ansluten till en skola läsa hur du hjälper dina elever att ansluta sig till skolan med inbjudningslänk eller skolkod.

Vad händer om jag lägger till en elev som redan finns?

Om eleven redan har ett konto så märker hen ingen skillnad men flyttas till den klass du har valt. Eleven får inget mejl med uppgifter om inloggning eftersom hen redan var registrerad. Om eleven glömt sitt lösenord så kan du skicka ut ett mejl manuellt genom att trycka på de tre punkter (...) som finns vid elevens namn och välja "Återställ lösenord".

4b. Ta bort elev

Gå till Administration, fliken Elever.
Tryck på de tre punkter (...) som finns vid elevens namn (se bilden nedan). Välj Ta bort elev och sedan OK. Du kan bara ta bort en elev i taget på detta sätt.

Vad händer när jag tar bort en elev?

När du tar bort en elev från skolan tas kopplingen mellan skolan och eleven bort. Lärarna kan inte längre se elevens svar på uppgifter och eleven kan inte se kommentarer och meddelanden från lärare. Eleven kopplas också bort från de läromedel hen haft licens i via skolan och licenserna frigörs till andra elever. Elevens konto försvinner inte utan det blir ett konto utan koppling till skola. Eleven kan läggas tillbaka till skolan och om eleven får en licens tilldelad så finns elevens tidigare svar och arbete kvar i läromedlet.

4c. Byt klass på elev

Gå till Administration – välj fliken Elever.
Sök upp eleven i sin gamla klass.
Tryck på de tre punkter (...) som finns vid elevens namn (se bilden ovan). Välj Elevinställningar.
Välj rätt klass för eleven i den första fliken i den nya rutan som kommer upp. Tryck Spara.

Alternativt kan du utgå från den nya klassen och flytta en eller flera elever till den. Se hur du gör i punkt 3b.

Var den här artikeln användbar?