Introduktion
Denna artikel handlar om administration av licenser som är köpta av en skola/organisation.
- Om du köper licenser som privatperson blir licenserna personliga och då syns de inte på en skola/organisation och går heller inte att administrera på samma sätt.
- Skolor som använder Skolon administrerar sina licenser i Skolon istället. Då är det skolans Skolon-administratör som du kan kontakta för att få hjälp med licensadministration.
I denna artikel går vi igenom följande:
A. Så här ser du vilka licenser skolan har i NOKportalen
B. Tilldela och dra tillbaka licenser i NOKportalen
A. Så här ser du vilka licenser skolan har i NOKportalen
Via Administration kan du som har ett lärarkonto hitta information om skolans licenser.
Börja med följande:
- Logga in på ditt konto i NOKportalen.
- Tryck på Administration under ditt namn på startsidan.
- I administrationen väljer du Produkter och licenser där du ser en lista på alla produkter som skolan har eller har tidigare haft licenser i. Du ser också alla kostnadsfria extramaterial som använts på skolan. Här nedan ser du två alternativa sätt att gå vidare:
Alt 1 – Ladda ner ett Excel-dokument med alla köpta licenser på skolan
Alt 2 – Se licensinformation för respektive produkt under Hantera licenser
Alt 1 – Ladda ner ett Excel-dokument med alla köpta licenser på skolan
Klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet och länken Ladda ner licenslista. I excellistan hittar du bland annat följande:
- Alla licenser på skolan utom extramaterial
- Om och till vem respektive licens är tilldelad
- Start- och slutdatum per licens (om dessa saknas har licensen ännu inte startats)
- Du kan själv sortera och filtrera i listan efter behov
Alt 2 – Se licensinformation för respektive produkt
Vill du se licensinformation för en specifik produkt klickar du på produktens namn i listan. Vid behov kan du söka fram en specifik produkt.
Överst på sidan ser du genrell information om produkten samt hur många licenser som skolan har tillgång till och hur många som är tilldelade.
Nedanför ser du en lista med alla användar på skolan och information om vilka som har licens och hur länge licensen gäller.
Du kan filtrera listan så du bara ser användare i en viss grupp, bara elever, de som saknar licenser, osv. Du kan också söka efter en specifik användare.
B. Tilldela och dra tillbaka licenser i NOKportalen
I Administration under Produkter och licenser, hittar du alla produkter på skolan och för varje produkt kan du tilldela eller dra tillbaka licenser.
Så här kan du tilldela och dra tillbaka licenser:
1. Logga in på ditt konto i NOKportalen.
2. Tryck på Administration under ditt namn på startsidan.
3. Gå in i menyn Produkter och licenser där du ser en lista på alla produkter som skolan har, eller har haft, licenser i.
4. Vid behov kan du söka fram en specifik produkt.
5. Tryck på produkten vars licenser du vill hantera.
6. Har du en grupp vars licenser du vill hantera kan du här välja den och se hur många användare som saknar licens. Tryck på Tilldela elever eller Tilldela lärare så kan du välja att tilldela antingen en ny licens eller redan startade licenser, eller testlicenser.
Du kan också hantera licenserna per användare i licenslistan nedanför eller välja att se alla användare i alla grupper.
7. I licenslistan kan du Dra tillbaka en licens från en användare som inte längre ska använda den. När du dragit tillbaka en licens från en användare är licensen ledig och i många fall redan startad. Finns det licenstid kvar kan den återanvändas.
8. När du trycker på Tilldela vid en användare i licenslistan får du upp följande alternativ som du kan välja mellan:
a) Tilldela ny licens
b) Tilldela testlicens (man kan prova en produkt en gång per år i 30 dagar, och du som lärare kan tilldela testlicenser även till dina elever)
c) Tilldela startad licens (om det finns sådana licenser). Om du väljer att återanvända startad licens får du upp en ruta där du ser vilka slutdatum de har. Du väljer då slutdatumet som passar bäst. Mer information om startade licenser hittar du i en separat artikel.
Notera att om en användare slutat på skolan rekommenderar vi att ni tar bort användaren från skolans register under Användare. Användaren kopplas bort från skolan och skolans licenser men kontot tas inte bort helt utan finns kvar och användaren kan fortfarande logga in på det.
Giltighetstiden är beroende av när licensen startades och hur lång licenstiden är. Licenser ska startas inom 4 månader efter leverans och de startas när en användare som blivit tilldelad licensen loggar in.
Licenserna är i vanliga fall giltiga i 365 dagar men kan i vissa fall vara kortare eller längre, t.ex. testlicenser som oftast är giltiga i 30 dagar. Testlicensen startas automatiskt direkt när du lägger till en sådan. Licenser kan också i vissa specifika fall ha ett fast start- och slutdatum.
365-dagars licenser som startats när användaren loggat in slutar alltid den sista dagen i månaden som licenstiden skulle gått ut. Om en licens t.ex. startas den 15 augusti 2026 så kommer licenstiden att gå ut den 31 augusti 2027. Detta för att det ska vara enkelt för dig att hålla ordning på när licenstiderna tar slut. Då har alla användare vars licenser går ut under en och samma månad samma slutdatum så att du inte behöver bevaka varje dag och användare utan du kan vänta till slutet av en månad och då förnya alla licenser som går ut den månaden.
Läs mer om hur länge licensen gäller i en separat artikel.