Administrera och registrera elever och klasser

  • Elever och andra användare som ska ha tillgång till digitala produkter ska alltid först registreras och vanligtvis också delas in i klasser (eller t.ex. mentorsgrupper). Detta görs under Administrationssidan av en lärare eller administratör på skolan.

    Länken till Administrationssidan hittar du under ditt namn på hemskärmen när du har loggat in. Under Administration finner du fyra flikar: Produkter, LärareElever och Kurser. 

    Administration_flikElever.JPG

    Under Administration skapas själva kontot (inloggningen) åt elever som ännu inte har konton. Här kan också klasser uppdateras t.ex. i början av läsåret. Efter det kan lärare börja dela ut licenser till sina elever (så att de får tillgång till digitala produkter), genom att skapa kurser (som görs på Hemskärmen, under respektive produkt).

    En elev kan endast tillhöra en klass/mentorsgrupp och klasserna används gemensamt av hela skolan i alla ämnen. Läraren väljer sedan själv om en hel klass ska ingå i en kurs eller om hen vill skapa en egen undervisningsgrupp med utvalda elever från en eller flera klasser.

    Om eleverna inte läggs in i klasser finns de i en lista på skolan som heter Elever utan klass (i fliken Elever) där lärare söker upp enskilda elever när de ska läggas in i kurser/undervisningsgrupper.

    Denna artikel handlar om fliken Elever och här går vi igenom:

    1. Registrera klasser och elever

    1a. Skapa ny klass manuellt
    1b. Skapa nya klasser genom att importera dem med CSV-fil

    2. Hantera enstaka elever

    2a. Lägg till elev
    2b.Ta bort elev
    2c. Byt klass på elev

    1. Registrera klasser och elever

    Skapa_klass_aug22.JPG

    Du kan skapa en klass, byta namn på en klass och ta bort en klass. Ändra namn och Ta bort klass når du genom att trycka på de tre punkterna (...) som finns för varje klass. Där hittar du också alternativet Flytta elever hit där du kan välja vilka elever som ska flyttas till den klassen om vissa elever till exempel inte finns i en klass alls (Elever utan klass) eller finns i fel klass.

    Observera att eleverna bara kan registreras i en klass/mentorsgrupp så om du flyttar eleverna till en annan klass tas de bort från den nuvarande klassen. Samordna gärna registrering av elever och klasser på skolans konto med andra lärare eller en administratör. Undervisningsgrupper däremot, som skapas via funktionen skapa kurs på hemskärmen, kan eleverna finnas i utan begränsning gällande antal grupper. 

    När du döper en klass så ska du göra klassnamnet unikt. Kallar du den för exempelvis 7A så kommer du (eller någon annan) nästa år att vilja kalla samma klass för 8A och en annan ny elevgrupp för 7A. Då kan det en period vara osäkert vilken klass som är vilken. För att lösa detta kan du till exempel lägga till läsåret efter klassbeteckningen (klassbeteckning + 22/23). Exempel: 7A 22/23. Om dina klasser har med sitt födelseår eller startår i beteckningen så fungerar det bra utan att behöva döpa om dem varje år. Exempel: 10A, NA20B. 

    Du kan skapa en ny klass med elevkonton på två sätt:

    1a. Skapa ny klass manuellt

    Med Skapa ny klass och Lägg till elever, skapar du manuellt en klass i taget utifrån en lista med e-postadresser.

    1. Gå till Administration – Välj fliken Elever.
    2. Tryck på Skapa ny klass, skriv i ett klassnamn (lägg gärna till läsåret i namnet vid behov) och tryck på Spara.
    3. Tryck sedan på Lägg till elever och välj alternativet Bjud in elever via deras e-post*.
    4. Välj vilken klass eleverna ska tillhöra, t.ex. klassen du precis skapat (eller en befintlig klass).
    5. Skriv eller klistra in en eller flera e-postadresser till elever som ska tillhöra klassen och få ett användarkonto. 

      Bjud_in_elever1.JPG

      När du har klistrat in e-postadresserna så valideras de och du ser under rutan hur många användarkonton som kommer att skapas. De e-postadresser som inte är giltiga kommer inte att läggas till. Du kan lägga till dessa användare i efterhand eller rätta till de felaktiga e-postadresserna i rutan innan du slutför. Om eleven redan har ett konto så märker hen ingen skillnad men flyttas till den klass du har valt (läs mer nedan i punkt 2a.).

    6. Tryck på Bjud in elever för att lägga till eleverna i klassen och skapa deras konton. Ett mejl med uppgifter om inloggning skickas ut till alla nya elever.

    *I punkt 3 ovan kan du också välja alternativet Elever med användarnamn och lösenord om dina elever inte kommer åt sin inkorg eller om de inte har e-postadresser alls. Läs mer här om hur du skapar konton till elever utan e-post.

    1b. Skapa nya klasser genom att importera dem med CSV-fil

    Med en CSV-fil* kan du importera alla eller flera av skolans klasser på en gång. Du eller skolans administratör exporterar information om alla era elever från ert register till en CSV-fil som sedan importeras in på Administrationssidan. Om ni inte kan generera CSV direkt från ert register så går det att skapa en CSV-fil från de vanligaste kalkylprogrammen. Kontakta vår kundsupport om du är osäker på hur du ska gå till väga.

    Den information som vi kan ta emot är e-postadress, klass, förnamn och efternamn. Det gör inget om mer information finns i filen, den sorteras bort. E-postadress är obligatorisk. Exempel på hur csv-filen skapad i Excel kan se ut:
    CSV_exempel_elever.JPG

    * CSV är ett filformat som används för att föra över data mellan olika program. Det är en ren textfil där kolumner och rader separeras med avgränsare, vanligtvis kommatecken/semikolon och radbrytning. Natur & Kultur använder teckenuppsättningen UTF-8 (detta kan väljas t.ex. i Excel när man sparar dokumentet).
    CSV_exempel_skapa.JPG 

    1. Gå till Administration – Elever.
    2. Tryck längst upp på Lägg till elever och välj alternativet Importera med CSV. Välj filen som ska importeras från din dator.
    3. Din fil öppnas i ett nytt fönster. Dra rubrikerna (E-post, Förnamn, Efternamn, Klass) till motsvarande kolumn i filen. Om du drar fel kan du ångra genom att trycka på krysset till höger om rubriknamnet.

      Om du har en kolumn i din fil som innehåller både för- och efternamn kan du dra båda rubrikerna till den kolumnen, dra dem i så fall i rätt ordning.

      CSV_import_film.gif

      När du har dragit rubriken E-post till kolumnen för e-postadresser så valideras e-postadresserna i din lista och du ser under listan hur många användare som kommer att skapas. De e-postadresser som inte är giltiga markeras i listan, dessa kommer inte importeras. Du kan lägga till dessa användare i efterhand eller avbryta importen och rätta till informationen i ditt register och CSV-filen innan du fortsätter. Om eleven redan har ett konto så märker hen ingen skillnad men flyttas till den klass du har valt (läs mer nedan i punkt 2a.).

    4. Tryck på Importera när du är klar så skapas användarna och mejl med uppgifter om inloggning skickas ut till alla nya elever.

    2. Hantera enstaka elever

    De flesta elever skapas när man registrerar klassen (se ovan) men ibland kan en elev tillkomma under läsåret och behöver då läggas till. Håll alltid klasslistan på administrationssidan uppdaterad när elever byter klass eller slutar eftersom listorna används i alla kurser och läromedel. 

    2a. Lägg till enstaka elever

    1. Gå till Administration – Elever.
    2. Tryck på Lägg till elever uppe på sidan och välj alternativet Bjud in elever via deras e-post.
    3. Välj vilken klass eleven ska tillhöra och skriv eller klistra in en eller flera e-postadresser.
    4. Tryck på Bjud in elever så skapas eleven och ett mejl med uppgifter om inloggning skickas ut.

    Vad händer om jag lägger till en elev som redan finns? Om eleven redan har ett konto så märker hen ingen skillnad men flyttas till den klass du har valt. Eleven får inget mejl med uppgifter om inloggning eftersom hen redan var registrerad. Om eleven glömt sitt lösenord så kan du skicka ut ett mejl manuellt genom att trycka på de tre punkter (...) som finns vid elevens namn och välja "Återställ lösenord".

    2b. Ta bort elev

    1. Gå till Administration – Elever.
    2. Tryck på de tre punkter (...) som finns vid elevens namn. Välj Ta bort elev och sedan Ok. Du kan bara ta bort en elev i taget på detta sätt.

    Vad händer när jag tar bort en elev? När du tar bort en elev från skolan tas kopplingen mellan skolan och eleven bort. Lärarna kan inte längre se elevens svar på uppgifter och eleven kan inte se kommentarer och meddelanden från lärare. Eleven kopplas också bort från de läromedel hen haft licens i via skolan och licenserna frigörs till andra elever. Elevens konto försvinner inte utan det blir ett konto utan koppling till skola.

    Elev_trepunkter.JPG

    2c. Byt klass på elev

    1. Gå till Administration – Elever.
    2. Sök upp eleven i sin gamla klass.
    3. Tryck på de tre punkter (...) som finns vid elevens namn. Välj Elevinställningar.
    4. I den första fliken kan du välja rätt klass för eleven. Tryck Spara.

    Alternativt kan du utgå från den nya klassen och flytta en eller flera elever till den på följande sätt:

    1. Gå till Administration – Elever.
    2. Sök upp den nya klassen som eleven/eleverna ska flyttas till.
    3. Tryck på de tre punkter (...) som finns vid klassnamnet. Välj Flytta elever hit.
    4. Du får upp en ny ruta där du kan markera de elever som ska flyttas till klassen. Tryck Flytta.
  • Fick du svar på din fråga?